Zásady ochrany osobných údajov pre e-shop a zákazníkov
PREVÁDZKOVATEĽ:
Obchodné meno: Anatex, s.r.o.
Sídlo: Hviezdoslavova 30, Banská Bystrica 974 01
IČO: 36 650 641
zapísaný v ORSR OS Banská Bystrica, odd.: Sro, vložka číslo: 11815/S
- Ekonomicko – účtovná agenda
- Evidencia klientov
- Evidencia klientov – zmluvné vzťahy – klienti FO
- Zákazníci internetového obchodu
- Registrovaní zákazníci internetového obchodu
- Evidencia reklamácií
- Marketing
| EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ AGENDA | ||
| Účel spracúvania osobných údajov | Účelom spracúvania osobných údajov je spracúvanie objednávok, došlých faktúr a fakturácia odberateľom, styk s bankou, vedenie pokladne, zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo, evidencia investičného majetku (vrátane automatického odpisovania) a drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva organizácie. | |
| Právny základ |
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, Zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov, Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, Zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, Zákon č. 55/2017 Z.z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, Zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov. |
|
| Kategórie príjemcov |
Príslušné daňové úrady, Finančné riaditeľstvo a iné orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov, Sprostredkovateľ na spracúvanie personálnej agendy, sprostredkovateľ na spracúvanie mzdovej agendy, sprostredkovateľ – technik BOZP, PO, sprostredkovateľ na spracúvanie ekonomicko – účtovnej agendy, sprostredkovateľ na spracúvanie agendy pracovnej zdravotnej služby, sprostredkovateľ na spracúvanie IT agendy, sprostredkovateľ na spracúvanie agendy externý spolupracovník – plnenie služieb, sprostredkovateľ agendy správca kamier, ochrana i monitorovanie, poverení zamestnanci |
|
|
Lehoty na vymazanie os. údajov (uvedené lehoty sú podľa registratúrneho poriadku) |
Faktúry | 10 rokov |
| Interné doklady | 10 rokov | |
| Pokladňa | 10 rokov | |
| Vymáhanie pohľadávok | 5 rokov | |
| Bankové výpisy | 10 rokov | |
| Účtovné závierky | 10 rokov | |
| Kategórie dotknutých osôb |
fyzické osoby – zamestnanci prevádzkovateľa, dodávatelia a odberatelia – fyzické osoby, SZČO zamestnanci dodávateľov a odberateľov, zástupcovia dodávateľov a odberateľov |
|
| Kategórie osobných údajov |
– meno, priezvisko, titul, – adresa trvalého pobytu, – dátum narodenia, – druh a číslo dokladu totožnosti, – adresa prechodného pobytu, – telefónne číslo, – e-mailová adresa, – podpis, – číslo bankového účtu fyzickej osoby. |
|
| Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania – Neuskutočňuje sa | ||
| Cezhraničný prenos os. Údajov – Neuskutočňuje sa | ||
| EVIDENCIA KLIENTOV | |
| Účel spracúvania osobných údajov | V predmetnom informačnom systéme dochádza k spracúvaniu osobných údajov fyzických osôb – klientov ako registrovaných klientov pri objednávke služieb alebo tovarov poskytovaných prevádzkovateľom za účelom vedenia evidencie klientov a zoznamov jej kontaktov. |
| Právny základ | Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. |
| Kategórie príjemcov |
orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov poverení zamestnanci, externí spolupracovníci |
| Lehoty na vymazanie os. údajov | Evidencia klientov – 5 rokov |
| Kategórie dotknutých osôb | fyzické osoby – klienti |
| Kategórie osobných údajov |
Titul, meno, priezvisko e-mailová adresa t.č. |
| Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania – Neuskutočňuje sa | |
| Cezhraničný prenos os. Údajov – Neuskutočňuje sa | |
| EVIDENCIA KLIENTOV – ZMLUVNÉ VZŤAHY – KLIENTI FO | ||
| Účel spracúvania osobných údajov | V predmetnom informačnom systéme dochádza k spracúvaniu osobných údajov fyzických osôb – klientov pri objednávke služieb alebo tovarov poskytovaných prevádzkovateľom na základe objednávky (telefonickej, e-mailovej, cez objednávkový formulár na webe) | |
| Právny základ |
Zmluvný vzťah medzi prevádzkovateľom a zákazníkom založený potvrdenou objednávkou alebo zmluvou v rámci predmetu podnikania prevádzkovateľa, povolený Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom, Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) a súvisiacimi právnymi predpismi. /Čl. 6 ods. 1 písm. b)/ Spracovanie osobných údajov Fyzickej osoby – zákazníka je nevyhnutné na plnenie predmetu zmluvného vzťahu, ktorého zmluvnou stranou je dotknutá osoba – zákazník |
|
| Kategórie príjemcov |
orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, poverení zamestnanci |
|
| Lehoty na vymazanie os. údajov | Evidencia klientov (faktúry, objednávky, reklamácie) | 5 – 10 rokov |
| Kategórie dotknutých osôb | fyzické osoby – klienti | |
| Kategórie osobných údajov |
|
|
| Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania – Neuskutočňuje sa | ||
| Cezhraničný prenos os. Údajov – Neuskutočňuje sa | ||
| ZÁKAZNÍCI INTERNETOVÉHO OBCHODU | |
| Účel spracúvania osobných údajov | Prevádzkovateľ prevádzkuje e-shop: www.anatex.sk (ďalej aj ako „e-shop“) za účelom poskytnutia služieb predaja tovarov konečnému spotrebiteľovi (maloobchod). Základným predpokladom pre uzatvorenie kúpnej zmluvy je v zmysle Všeobecných obchodných podmienok zaslanie objednávky tovarov prostredníctvom elektronického formulára vyplneného v správnej a úplnej forme. Zaslaním objednávky dotknutá osoba potvrdzuje, že sa so Všeobecnými obchodnými podmienkami oboznámila a v celom rozsahu s nimi súhlasí. Prevádzkovateľ po prijatí elektronického formulára dodá požadovaný tovar objednávateľovi. Inak povedané – účelom spracúvania osobných údajov zákazníkov e-shopu je dodanie tovaru a uskutočnenie úkonov s kúpou spojených (napr. Zabezpečenie dodania/doručenia tovaru, vystavenie účtovného dokladu a pod.) |
| Právny základ | Spracovanie osobných údajov zákazníka e-shopu je nevyhnutné na plnenie predmetu zmluvného vzťahu (kúpna zmluva uzatvorená na diaľku odoslaním objednávky a súhlasom so všeobecnými obchodnými podmienkami), ktorého zmluvnou stranou je dotknutá osoba – zákazník. |
| Kategórie príjemcov |
………… ako poskytovateľ doručovateľskej služby Sprostredkovateľ na ekonomicko-účtovnú agendu |
| Lehoty na vymazanie os. údajov | faktúry, objednávky, reklamácie: 5 až 10 rokov |
| Kategórie dotknutých osôb | Zákazníci internetového obchodu |
| Kategórie osobných údajov | Titul, meno, priezvisko, adresa |
| Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania – Neuskutočňuje sa | |
| Cezhraničný prenos os. Údajov – Neuskutočňuje sa | |
| REGISTROVANÍ ZÁKAZNÍCI INTERNETOVÉHO OBCHODU | |
| Účel spracúvania osobných údajov | Ako prevádzkovateľ e-shopu mám záujem uľahčiť Vaše budúce nakupovanie. Za týmto účelom bola zavedená na webovej stránke možnosť registrácie. Registrovaný zákazník v prípade ďalšieho nákupu nemusí vypĺňať povinné polia, pretože jeho osobnými údajmi už disponujeme. Za týmto účelom vedieme evidenciu registrovaných zákazníkov. |
| Právny základ | Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. |
| Kategórie príjemcov | Orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov |
| Lehoty na vymazanie os. údajov | 5 rokov, alebo do 30 dní odo dňa odvolania súhlasu. |
| Kategórie dotknutých osôb | Registrovaný zákazník |
| Kategórie osobných údajov | Meno, priezvisko, adresa, IČO, DIČ |
| Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania – Neuskutočňuje sa | |
| Cezhraničný prenos os. Údajov – Neuskutočňuje sa | |
| EVIDENCIA REKLAMÁCIÍ | |
| Účel spracúvania osobných údajov | Evidencia reklamácií na účely ich uplatnenia a vybavenia. |
| Právny základ |
Plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov najmä: Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, Zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č.372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov zmluvy uzatvorené v zmysle vyššie uvedených právnych predpisov. |
| Kategórie príjemcov |
ekonóm, zamestnanci prevádzkovateľa orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, poverení zamestnanci |
| Lehoty na vymazanie os. údajov | 5 rokov |
| Kategórie dotknutých osôb | Zákazník prevádzkovateľa uplatňujúci si svoje právo na reklamáciu |
| Kategórie osobných údajov | meno, priezvisko, kontaktné údaje |
| Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania – Neuskutočňuje sa | |
| Cezhraničný prenos os. Údajov – Neuskutočňuje sa | |
| MARKETING | |
| Účel spracúvania osobných údajov | Vykonávanie marketingových prieskumov a poskytovania informácií o prevádzkovateľovi dotknutej osobe. Jedná sa o poskytovanie informácii súvisiacich s ponukou tovarov a služieb prevádzkovateľa alebo jeho obchodných partnerov, vrátane zasielania informácií o zvýhodnených ponukách, produktoch a iných aktivitách, ako i zasielanie obchodných oznámení prostredníctvom elektronických prostriedkov – formou poštového/e-mailového/alebo telefonického kontaktovania na kontaktné údaje uvedené dotknutou osobou. |
| Právny základ | Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. |
| Kategórie príjemcov | poverení zamestnanci |
| Lehoty na vymazanie os. údajov | |
| Kategórie dotknutých osôb | fyzická osoba – záujemca, ktorý prejavil záujem o marketingové informácie |
| Kategórie osobných údajov |
titul, meno, priezvisko, t.č. |
| Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania – Neuskutočňuje sa |
| Cezhraničný prenos os. Údajov – Neuskutočňuje sa |